aviso de PRIVACIDAD
Asociación I.P.S con domicilio en Medellín, Colombia, es una asociación de carácter privado que tiene como finalidad el estudio, promoción y desarrollo de la Salud Emocional y Mental en Colombia bajo el Procedimiento de Reconstrucción Emocional (PRE), la cooperación con instituciones docentes y hospitalarias en las labores de carácter científico o docente, la ejecución de todo tipo de proyecto de promoción, prevención e intervención de la salud física, psicológica y social, a nivel local, municipal, departamental, nacional e internacional.
Asociación I.P.S es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta y para ello cuenta con una Política de Tratamiento y Procedimientos de Datos Personales. Los medios a través de los cuales hacemos de la recolección de datos, son seguros y confidenciales.
Los datos personales que recolectados serán utilizados para los siguientes fines:
DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR
PRIMERO. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
SEGUNDO. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
TERCERO. Ser informado, previa solicitud por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
CUARTO. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
QUINTO. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
SEXTO.Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
SÉPTIMO. En relación con datos considerados como sensibles, o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes usted no está obligado a autorizar su Tratamiento. Por lo tanto se le recuerda el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas.
OCTAVO. Respecto de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes, cuando se recolecten, se tratarán de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2013.
CANALES DE ATENCIÓN PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS:
Usted podrá ejercer sus derechos a través de estos medios:
Página web: https://www.asociacionips.org/
Correo: asociacionipsmedellin@gmail.com
Teléfono: 3177332180
Política de tratamiento, procedimientos y seguridad de la información
Presentación
Ante Los cambios tecnológicos en las herramientas que utiliza el ser humano para administrar y comunicar su información personal en sociedad, se hace necesaria una regulación a la medida de los cambios mundiales, si bien este es un problema en gran parte jurídico debido a las elaboraciones doctrinales y jurisprudenciales frente al tema, este puede tener un gran impacto social, debido a la tendencia cada vez más marcada donde se evidencian prácticas recurrentes en el manejo de plataformas virtuales mediante las cuales compartimos datos con la sociedad.
Respecto a la difusión de la información y el acceso de la población Colombiana a los medios de información así como la forma de suministrarla en las redes virtuales, el Ministerio de Comunicaciones (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) ha realizado un importantes estudios estadísticos para ubicar los indicadores sectoriales que permiten medir el avance de Colombia en la Sociedad de la Información y la apropiación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) dichos estudios ubican 3 aspectos: en primer lugar respecto la infraestructura de telefonía móvil y banda ancha, en segundo lugar respecto al acceso de los hogares y en tercer lugar respecto al acceso en Instituciones Educativas.
Actualmente en el mundo de la administración de la información y la comunicación, se encuentran diversos conceptos tales como: bases de datos, bancos de datos, información privada, información semiprivada, información sensible, entre otras, estos conceptos no son nada más que un intento de diferenciar el tratamiento que se le da a la información, su alcance y manejo, así como el ámbito de intervención de la administración pública en su capacidad de control de los mismos; así las cosas es necesaria una regulación que proteja los derechos fundamentales tales como la intimidad, la autodeterminación informática y el habeas data.
Asociación I.P.S. con domicilio en Medellín, Colombia, es una asociación de carácter privado que tiene como finalidad el estudio, promoción y desarrollo del psicoanálisis en Colombia, la cooperación con instituciones docentes y hospitalarias en las labores de carácter científico o docente, la ejecución de todo tipo de proyecto de promoción, prevención e intervención de la salud física, psicológica y social, a nivel local, municipal, departamental y nacional.
Teniendo en cuenta lo anterior, y ante la importancia de que una asociación como Asociación I.P.S cuente con un manual mediante el cual se implemente una POLÍTICA DE TRATAMIENTO, PROCEDIMIENTOS Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, se presenta a continuación los procedimientos y principios bajo los cuales se regirá nuestra entidad, los cuales servirán como hoja ruta de garantía de derechos constitucionales, tales como, información, intimidad, privacidad y buen nombre, así como demás principios rectores definidos en leyes estatutarias para tratamiento de datos definidas en Colombia.
Para la optimización de los resultados pretendidos, es importante que todos los empleados, contratistas, pasantes y proveedores que forman parte de Asociación I.P.S. , conozcan, participen y cumplan las políticas, normas, lineamientos y demás directivas estipuladas. Estas Políticas abarcan las instrucciones de recolección y Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de las prácticas de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y el Decreto Único 1074 de 2015, así como las demás normas adicionales y las otras decisiones proferidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Objetivos
Marco normativo
Definiciones
| CONCEPTO | DEFINICIÓN | CARACTERÍSTICAS |
|---|---|---|
| BANCO DE DATOS | Central de información, con miras a la racionalización y control del poder informático según Sentencia Corte Constitucional sentencia T-414 de 1992, se define como: Conjunto de informaciones que se refieren a un sector particular del conocimiento, las cuales pueden articularse en varias bases de datos y ser distribuidas a los usuarios de una entidad que se ocupa de su constante actualización y ampliación. | Fines investigativos o adecuados al que hacer de la investigación científica, (conocimiento). |
| BASE DE DATOS RELACIONALES | Es aquella que tiene el fin de establecer vínculos de información de manera que los datos puedan ser estructurados o almacenados para que puedan ser buscados y colectados en formas diferentes, permiten elaborar reportes desde determinado punto de vista. | Resultan de una actividad profesional o institucional. Son administradas por entidades públicas o privadas, sometidas a principios jurídicos. Permiten elaborar reportes desde un enfoque diferenciado, (bases de datos de EPS, universidades, financieras). |
| SISTEMA DE INFORMACIÓN | Son aquellos elaborados por la persona que no se dedica exclusivamente a esto, de manera profesional o institucional, son mecánicos o computarizados. | Son resultado de la necesidad del recaudo de información (archivos digitales o documentos computarizados). |
| INFORMACIÓN PÚBLICA | Información que se obtiene sin reserva alguna. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. | Pueden solicitarse por cualquier persona de manera directa. A manera de ejemplo encontramos: providencias judiciales, datos del Estado civil, conformación de la familia, y amparados por el artículo 74 de la Constitución Política. |
| INFORMACIÓN SEMIPRIVADA | Es aquella información en la cual se requiere para su acceso un grado mínimo de limitación, tal como se plantea en la sentencia C336-07: “la misma sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad administrativa en el cumplimiento de sus funciones”. Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, pero tampoco es pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales. Información personal o impersonal que tiene un grado mínimo de limitación. Ejemplo: Relación de usuarios con las entidades de Seguridad Social – datos del comportamiento financiero. | Se refiere a datos relativos en su mayoría a la Seguridad Social o entidades financieras. |
| INFORMACIÓN PRIVADA | Es aquella que se encuentra en un ámbito privado y por lo tanto solo puede ser obtenida por orden de autoridad judicial. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información. Es el caso de los libros de los comerciantes, de los documentos privados, de las historias clínicas o de la información extraída a partir de la inspección del domicilio. | Principalmente se refiere a libros comerciales, documentos privados, historias clínicas, o información obtenida bajo la medida de inspección del domicilio. |
| INFORMACIÓN RESERVADA O DATOS SENSIBLES | Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. | Datos principalmente relacionados con la ideología, inclinación sexual, hábitos. |
| AVISO DE PRIVACIDAD | Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. | Comunicación verbal o escrita. |
| TRANSFERENCIA | La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor. | La información pasa de un garante a otro con fines de administración o estudio de la misma. |
| TRANSMISIÓN | Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. | La información pasa de un garante a otro con fines de administración o estudio de la misma. El responsable puede estar dentro o fuera de Colombia. |
| AUTORIZACIONES | Es el consentimiento dado por el dueño o titular de información que se pretende incluir en una base de datos, dicha autorización debe informarle cuáles datos personales serán recolectados, así como las finalidades para las cuales será usado el dato. | Requiere manifestación de aceptación o rechazo por parte del titular o dueño de la información. |
| TRATAMIENTO DE DATOS O DE INFORMACIÓN | Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. | Requiere una acción sobre la información obtenida. |
| ARCHIVO PÚBLICO | Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. | Prestación de un servicio público. |
| ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO | Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. | Valor histórico. |
| USO INTERNO | Información que, sin ser privada ni confidencial, debe mantenerse dentro de la entidad y no debe estar disponible externamente, excepto para terceros involucrados en el tema. En el caso de terceros, deberán comprometerse a no divulgar dicha información firmando un acuerdo de confidencialidad. | Es de interés interno de la persona jurídica que la administra. |
| INFORMACIÓN PÚBLICA RESERVADA | Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014. | Ver detalle en la Ley 1712 de 2014. |
| TITULAR | Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. |
Estas enunciaciones se mantendrán cuando se refiera en singular y plural, y se entenderán reformadas cuando la ley aplicable y/o las interpretaciones de las autoridades las modifiquen.
PRINCIPIOS RECTORES DE POLÍTICA DE TRATAMIENTO, PROCEDIMIENTOS Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, con los límites dispuestos en la ley y sin reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal.
1. Sobre el aviso de privacidad
1.1. DEFINICIÒN: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
1.2. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
2. SOBRE LA AUTORIZACIÓN
2.1. Autorización del Titular: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
2.2. Casos en que no es necesaria la autorización: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
- Datos de naturaleza pública;
- Casos de urgencia médica o sanitaria;
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Respecto a los Datos considerados como Sensibles, en los términos de la Ley 1581 de 2012, el Titular no está obligado a autorizar su Tratamiento. Respecto de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes, cuando se recolecten, se tratarán de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2013 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, y de conformidad con las finalidades establecidas en el aviso de privacidad en lo que puedan ser aplicables.
3. DERECHOS DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 y el Decreto Único 1074 de 2015, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:
4. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
5. CONSULTAS, RECTIFICACIÓN, SUPRESIÒN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS
5.1. El Titular de los datos tiene derecho a solicitar consultas, así como la actualización o rectificación de sus Datos Personales. En las solicitudes de rectificación y actualización de Datos Personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar, para lo cual en algunos casos se solicitará la documentación que avale su petición.
Asociación I.P.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que faciliten el ejercicio de este derecho. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, así mismo se podrán establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales que deben ser informados y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
5.2. SUPRESIÓN DE DATOS: El Titular tiene el derecho a solicitar a la (eliminación) de sus Datos Personales cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Así mismo la revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución:
- El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas, los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular.
- Por función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
6. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar la autorización de Tratamiento de sus Datos Personales, siempre y cuando no lo impida una obligación legal o contractual. En los términos señalados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementaria.
7. PROCEDIMIENTOS
7.1. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS: Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
7.2. RECLAMOS (solicitud de corrección, actualización o supresión): El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
7.3. CONSULTAS: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
7.4.INFORMACIÒN MÌNIMA PARA PRESENTAR CONSULTA, RECLAMO O SOLICITUD.
(i). El nombre y domicilio del Titular
(ii) Los documentos que acrediten la identidad o la calidad de su representante.
(iii) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
(iv) Otros elementos o documentos que faciliten la localización de los Datos Personales.
(v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y documentos que quiera hacer valer el Titular.
(vi) Dirección de notificaciones.
(vii) Se deberán utilizar los medios de comunicación que se han habilitado, previamente informados en la página web.
7.5. PROCEDIMIENTO Y TRATAMIENTO DE DATOS EN CASOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
- Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Asociación I.P.S. deberá velará por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012.
8. APECTOS GENERALES DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD
8.1. NOMBRE O RAZÓN SOCIAL, DOMICILIO, DIRECCIÓN, CORREO ELECTRÓNICO Y TELÉFONO DEL RESPONSABLE:
Razón social: ASOCIACION INTERNACIONAL DE PSICOANALISIS, CULTURA Y VINCULO SOCIAL
Sigla: ASOCIACIÓN I.P.S.
Nit: 811019908-8
Domicilio principal: MEDELLÍN, ANTIOQUIA, COLOMBIA
Correo electrónico: asociacionipsmedellin@gmail.com
Teléfono de contacto: (+57) 3177332180
8.2. ASOCIACIÓN I.P.S RECOLECTARÁ LA INFORMACIÓN DE CONFORMIDAD CON LAS SIGUIENTES FINALIDADES:
8.3. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO CUANDO ESTA NO SE HAYA INFORMADO MEDIANTE EL AVISO DE PRIVACIDAD.
A los datos recolectados se les dará el tratamiento dispuesto en la presente política de privacidad, y en caso tal de que por motivos de fuerza mayor no sea posible informar al titular la política de tratamiento de datos mediante el aviso de privacidad, los datos recolectados nunca tendrán una finalidad distinta para los que fueron recolectados y autorizados inicialmente.
8.4. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR.
Los derechos de los titulares serán los dispuestos de conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 y el Decreto Único 1074 de 2015, y el numeral 3º del presente documento.
8.5. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES:
Asociación I.P.S. actuará como responsable del tratamiento de datos recolectados, dispondrá mediante su página web: https://www.asociacionips.org/ los diferentes canales de atención a la ciudadanía.
8.6. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.
El procedimiento será el dispuesto en el numeral 7 del presente documento.
Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Asociación I.P.S en calidad de Responsable del Tratamiento.
8.7. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.
La presente política de tratamiento de la información y privacidad entrará en vigencia a partir de la fecha de publicación de la página web: https://www.asociacionips.org/
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